公安档案是指公安机关在履行国家法律赋予公安机关的职责活动中直接形成的具有保存价值的公安专用文件材料。公安档案是公安工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分，是宝贵的公安信息资源。它不仅对同违法犯罪作斗争、维护社会治安秩序具有现实意义，而且对总结公安工作的经验和教训，推动公安事业不断向前发展也具有历史意义。近年来，各级公安机关不断加强对档案工作的领导，狠抓档案基础设施建设，公安档案工作有了长足的发展。但是，随着现代警务改革的深入，特别是公安信息化、办公自动化的推行，公安档案工作仍然存在一些长期以来因各种历史遗留因素和现实管理上客观存在而亟待解决的问题，导致公安档案管理工作还处在现代化管理的初级阶段，很多工作才起步，这些问题如不及时解决，就会成为制约公安档案建设的瓶颈，势必阻挡档案管理工作向着收集归档制度化、管理规范化、利用信息网络化的方向迈进。笔者现就结合近几年的档案实践，提出一些粗浅的意见和想法。

    一、当前公安档案管理之现状

    （一）思想认识上的差距。近年来，公安档案工作参与了档案达标升级工作，但多是被动迎接考核，并没有真正认识到公安档案的重要性。从领导到具体工作民警都没有在思想上引起高度重视，普遍存在“重业务、轻档案”的思想，工作做完后就不愿意再认真仔细地整理归档材料，容易造成材料保管不善、遗失或漏缺的情况。

    （二）软件方面的差距。一是多数公安档案管理的基层单位没有配备专职的档案管理员，平时档案资料积累、整理差，库房条件也不达标，在人力、物力、财力方面都存在保障问题。二是公安民警流动大，岗位变化快，从收集、整理再到归档都不利于档案管理。三是单位机构建设中常有撤了建、建了撤及重新划分管辖范围的情况出现，造成许多档案在移交中被清理掉或遗漏的情况。尤其是在户口管理档案中，容易造成资料不齐全，且有缺项，档案数量少的情况。四是由于人员配备的问题，多数档案员没有经过档案培训和学习，容易在档案整理中出现书写不规范现象；部分档案存放整理不符合要求，没有科学划分档案保管期限，没按规定要求进行档案分类；档案索引不齐全；影像、视听资料很少；档案存放示意图绘制不清晰；档案柜上的标识不清楚等情况。

    （三）硬件方面不达标。各基层单位因受资金的制约，大多数档案库房内没有安装空调；大多数单位办公条件差，档案库房和查阅室混在一起；档案办公用的电脑配置不全；档案柜的数量不够、档案盒也不规范，导致档案摆放不整齐；一些单位的防盗、防潮和遮阳问题没有从根本得到解决，存在档案安全隐患。

    二、问题存在的主要原因

    （一）思想重视不够，档案意识淡薄。档案工作是一项最基础的公安工作，这就决定了它干不出轰轰烈烈的成绩，做事不见事，破案就不同了，成绩看得见，长期以来，公安工作的着力点基本上都放到治安管理和打击罪犯上，加上受警力、精力的限制，各单位的民警平时忙于公安业务工作而忽视了档案工作，根本认识不到档案的重要作用和价值，所以很多民警都存在着“档案工作不出成绩”、“只要案子能破，档案材料可有可无”、“工作任务重，哪有时间搞档案”，不愿沉下去做这项最基础的工作。档案工作就没人愿意搞，档案材料乱堆乱放，不移交专人保管，书写不规范，纸张不统一、残缺破损现象时有发生。领导不重视，没有把档案管理工作纳入日常工作议程，没有制定完整、长效的工作计划。档案工作常常是说起来重要、忙起来不要，检查验收前才临时抱佛脚，把若干年的资料搬出来搞突击整理，这样一来既会丢失资料又会导致档案整理编目不齐备、不规范。

    （二）人员变动频繁，不利于档案工作。档案作用的发挥很大程度上受到档案工作人员管理水平的制约。大多数单位由内勤兼任档案员，平时没有固定时间整理档案，非整不可时，就请帮手搞突击，容易造成档案不规范、不齐全。近年来，公安机关经常在年初实行竞聘上岗或轮岗，各单位内勤很多都会参加竞聘，当年形成的档案资料还没有来得及整理，工作岗位已经变化了，新上岗的民警不熟悉上一年的业务，加上学习和培训不到位，只能在以前档案形式上进行揣摩，或者就根本不整理档案，将文书资料移交给档案室。这样整理的档案很难保证系统性和完整性。

    （三）档案管理培训、指导不够，档案整理不规范。多数单位的内勤对档案管理工作比较生疏，几乎都没有经过专门培训，整理档案无法下手。长期以来，基层公安档案资源基本上以纸质档案为主体，科技、声像、实物档案等特殊载体的档案少得可怜，档案门类不全,结构单一。随着公安工作信息化步伐的加快,基层公安档案资源不足与工作需要的矛盾已逐步显现出来，不仅束缚着公安档案事业的进一步发展，也影响了公安档案服务功能的进一步发挥。

    （四）档案信息化建设进展缓慢。一些单位对公安档案信息化建设的认识不到位，基层单位的档案管理大多更是停留在原有的纯手工操作水平上，未配备计算机进行管理；档案的数字化加工力度不足，没有使用档案管理软件进行管理，档案人员中掌握信息技术的复合型人才不多。由于领导思想不够重视，民警的用档意识和主动服务意识不强，存在着看门守摊、被动服务的观念。

    三、全面加强档案管理工作的措施

    公安档案工作既是一项功在当代、利在千秋的事业，又是一项非常细致、默默无闻的工作。各级领导和档案工作者只有在思想上认识到这项事业的重要性，建立档案工作长效机制，落实责任。明确单位“一把手”是档案管理工作的第一责任人，层层抓落实。严格制度，规范管理。根据档案管理的工作要求，结合实际、制定档案管理的各项管理制度、操作规范和工作要求，并严格按照公安档案建设规定抓好落实，做到以好的制度来规范工作，促进工作。立足长远，常抓不懈。在人、财、物上给予保障。要将平时抽查与定时检查相结合，真正把公安档案管理工作作为一项重要的基础工作来抓。

    （一）积极争取各级领导对公安档案工作的重视和支持

    1.要争取各级领导重视公安档案工作。公安基层档案管理工作是公安机关的一项重要的基础工作，具有不可替代的重要地位和作用。加强对档案工作的思想认识，改变“重业务，轻档案”的思想，切实加强领导力度。同其他工作一样，各级领导的重视是做好公安档案工作的关键和前提条件。档案工作者要多向各级领导宣传档案和档案工作，使其充分认识档案工作的重要性和紧迫性，切实加强领导，建立档案管理机构，主要领导要亲自抓，把公安档案工作列入本单位建设发展规划和年度工作计划及领导议事日程，把档案整理任务分解到民警，不断增强民警的档案意识，使每个民警自觉做到从每件文件资料抓起，从每卷资料抓起，分时段、分项目，逐项抓落实，确保档案工作能与其他业务部门工作同步发展，使档案工作作为基础业务建设的重要内容和重要条件来抓，做到认识到位，措施到位，保障到位，工作到位。

    2.各级公安机关领导要增强档案意识。档案工作者一般在室内工作，默默无闻，工作繁琐而又辛苦，作为公安机关领导务必在生活上、工作上对档案工作人员给予关心、支持，调动其工作积极性，激发其工作热情。各级公安机关领导要把档案工作和档案工作者的培养提上议事日程，定期听取档案部门的工作汇报，每年应当安排专门时间研究公安档案工作，解决公安档案工作发展中的问题。如果各级领导的档案意识较强，那么他们会在各项工作中督促所有部门的内勤将文件材料收集完整、齐全，从而保证档案管理的数量和质量。

    3.主管公安档案工作的职能部门要真抓实干。公安档案工作的职能部门担负着承上启下、内外联系、协调各方面工作的重任，对做好档案工作有着直接的影响。因此，必须按照《中华人民共和国档案法》及其实施办法，公安部、国家档案局《公安档案管理规定》和公安部《关于加强公安档案工作的意见》脚踏实地、扎扎实实地做好公安档案管理工作。

    （二）加强公安档案管理队伍建设

    加强公安档案管理队伍建设是做好档案工作的根本条件。社会和公安工作的发展对公安档案工作提出了新的更高要求；档案业务知识和设备逐步更新，对档案管理人员的业务素质要求也随之提高。这就要求公安档案管理人员不仅应具有丰富的档案业务知识和较强的档案意识，还应具备掌握档案管理先进设备的本领和水平。因此，公安机关必须通过多种途经，加强档案管理队伍建设，努力提高档案管理人员的业务素质。

    1.稳定和加强专职档案管理队伍。目前公安机关的档案管理有相当一部分是由各单位的内勤民警承担的。在今后的工作中，应进一步建立健全各级公安机关档案管理机构，稳定和加强专职档案管理队伍。对各单位的兼职管理人员，一方面要减轻他们的其他工作负担，另一方面，要加强专业培训，进一步提高他们的业务能力和管理水平。

    2.鼓励和支持公安档案管理人员参加档案管理专业自学考试、函授等形式的学习，取得档案管理专业专科、本科文凭。

    3.定期举办公安档案业务培训班，向档案管理人员传授档案管理新知识。

    4.档案管理部门适时召开现场会，通过档案管理成果展示、装订整理卷宗操作、进行现场辅导等方法，增强公安档案管理人员的感性认识。

    5.档案管理部门应组织档案管理人员走出去学习、观摩，借鉴先进单位的档案管理经验，改进档案管理工作。

    6.档案管理部门应鼓励和弘扬公安档案管理人员爱岗敬业的奉献精神，使其安心做好档案管理工作。

    （三）培养并强化公安民警的档案意识

    培养并强化公安民警的档案意识，是做好档案工作的基础。实现公安档案管理规范化，仅仅依靠档案管理人员的努力是远远不够的，需要广大民警的参与和配合，因此要通过多种途径培养并强化公安民警的档案意识。

    1.公安机关各级领导要利用自己的职务影响力和号召力，时常对民警强调档案工作的重要性，在工作中培养并强化公安民警的档案意识。

    2.公安档案工作者要抓住有利时机，向其他公安民警广泛宣传我国《档案法》和《公安档案管理规定》等法律、法规，真正做到人人皆知。要采取多种形式，组织公安民警特别是每个部门的内勤学习有关档案知识，使他们善于积累、整理、保存和提供档案资料，扭转一些公安民警在工作中存在的“档案归档案，办案归办案”，互不联系的模糊认识，形成自觉做好档案工作、充分利用档案资源的良好习惯。档案工作者还要宣传推广档案资源开发利用的典型事例，使大家明确公安档案和公安业务工作密不可分。它不仅是公安工作的真实记录，反映着公安工作的全过程，同时又对公安工作起着指导、参考、促进作用，从而使公安民警养成良好的档案意识，自觉做好档案材料的归档、整理和移交工作。

    （四）做好文件材料收集工作

    做好文件材料收集工作是档案工作的前提和基础。收集工作做得越好，档案门类就越齐全，档案内容就越丰富，档案开发利用就越便利。做好文件材料收集工作，应当从以下几个方面着手：

    1.制订、完善收集制度。档案收集的基本要求就是收集一切具有历史凭证作用和科学价值的各种各类材料进档案室。档案部门应制订档案收集制度，对档案的收集原则、收集范围、收集要求、收集方法等做出具体的规定。

    2.明确收集范围。文件材料的收集不能仅局限于纸质载体，还应包括录音带、光盘、重要活动的摄影摄像等磁介质载体。

    3.创新收集方法。根据公安机关各部门的情况，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，采取广泛收集和重点收集相结合的方法，千方百计地收集各种门类和载体的文件、视听资料。

    4.把握时间要求。收集文件材料应做到定时收集、限时收集，对重要会议、重大事件、重大案件、重大活动、重点工程等材料要特别注意时间观念，想方设法收齐所有应归档材料。

    （五）狠抓公安档案编研工作

    公安档案信息作为一种社会重要资源越来越被人们所重视。在公安工作中如何利用档案变事后服务为超前服务、被动服务为主动服务、无效服务为有效服务，开展公安档案编研工作是摆在档案管理人员面前的一个重要课题。因此，档案管理部门要狠抓公安档案的编研工作，积极开发档案信息资源，为公安机关的中心工作和社会提供档案信息服务。

    1.档案管理人员在努力编纂好档案工作中的大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时，应深层次、多角度、全方位地编写参考材料，及时提供给各级领导及业务部门参阅。

    2.档案管理人员要改进服务措施，完善利用检索手段，突破传统单一、狭窄的案卷目录“一本帐”，结合利用工作中的规律和特点，建立多途径、多形式、多载体的检索体系，实现多角度检索，在用活档案上下功夫。

    档案管理人员要树立超前服务意识，主动了解单位工作动态，调查利用需求，把利用工作重点放到服务本单位中心工作上来。

    4.公安档案具有数量多、内容广、可利用率高的特点，仅靠传?关于新形势下公安档案管理工作的思考档案的数据录入、案卷编目、查阅检索、归档立卷、建立档案信息数据库、开发利用等工作实现自动化，实现公安档案信息联网和资源共享，努力提高工作效率和服务质量。

    （六）建立公安档案管理体系，加强档案信息化建设

    现行的公安档案管理体制是条块分割的管理模式，不能适应公安工作的现实需要，因而建立新型的公安档案管理体制非常必要。当前重点是要加强公安档案信息化建设，将公安档案信息管理导流纳入信息警务平台，对常用的刑侦、治安、劳教、重点人员、人犯等库存档案全部著录到“档案信息管理系统”，实现全局联网，共享信息资源，最大限度地整合挖掘档案资源。同时要建立统一标准、统一规范、具有良好系统兼容性的数据库，开通档案网络服务，在网上24小时提供远程查询检查和浏览服务，对非涉密文件进行全文检索，彻底改变以往人工模式，实现档案利用的零距离服务，减少民警往返行程，最大限度地提高服务效能。

    （七）适当增加经费投入

    （八）讲求公安档案的利用效果

    公安档案的利用，就是以广大利用者为服务对象，以馆（室）藏档案信息资源为服务手段，采取多种形式和方法，开发和直接提供档案为各项公安工作服务。以档案原件的形式提供利用的主要方法：一是在档案馆（室）内开辟阅览室，让利用者阅读原件；二是暂时把原件借出档案馆（室）外供利用者使用。以档案复制件的形式提供利用的主要方法：一是阅读缩微胶片（卷）、静电复印件；二是出版或者内部印发档案汇编。以档案内容提供利用的主要方法：一是编写参考资料；二是出具档案证明；三是函复查询外调；四是参加编史修志和著书立说、发表文章。通过这些方法，最大限度地讲求公安档案的利用效果，充分发挥公安档案在公安工作中的作用。