公安档案是公安机关依法履行职能职责，开展各项业务工作的原始记录，是确凿的原始材料和历史证件，是公安工作不可缺少的一个重要组成部分。随着《档案法》的深入推行，在档案管理达标工作的推动下，公安档案管理工作有了较大进步。由于档案管理工作受人、财、物等主、客观因素的影响，在以信息化为主要特征的现代警务建设过程中，存在一些不容忽视的问题和不足。现以江西省九江市公安局*区分局档案管理现状为例，谈谈做好信息时代县级公安机关档案管理工作的想法和认识。

    一、当前公安档案管理工作现状及存在的问题

    近年来，*区公安分局抢抓创建省一级档案工作规范化管理有力契机，在档案管理的软硬件上狠下功夫，分局档案室****年成功通过省一级的验收，成为一级达标档案室。分局档案室有*名正式民警；分局共有派出所**个，均按照《公安派出所档案管理办法》要求对档案进行了整理规范，其中五里派出所被评为公安档案规范化管理省特级，其他**个派出所都达到公安档案规范化管理省一级。 ****年，全局档案信息化管理录入工作启动。虽然分局档案管理工作取得了一定的成绩，但还存在以下不足：

    （一）档案收集模式跟不上信息时代发展步伐。多年来，分局档案基本沿用过去的档案收集办法，与不断变化发展的公安工作相适应，存在着滞后性。随着计算机网络技术，特别是办公自动化的广泛运用，产生了大量的电子档案，给传统档案收集工作带来冲击。过去档案工作中多侧重于文书、业务等纸质档案的收集整理，忽略声像、实物等其它载体档案的收集。

    （二）档案长效管理机制不能完全落实到位。每年各类档案的入库归档工作不能及时完成，该归档的不归档、该移交的不移交，有的档案甚至存几年都不归档。对档案的鉴定销毁工作开展不及时，失去利用价值的档案大量积压，库存空间不堪重负。档案库房防范设施不能全部到位，空调、抽湿等设备不能经常开启，灭火器材不能定期检测，库房卫生状况不理想。

    （三）档案管理人员素质不能适应信息化管理需要。在县级公安机关，特别是派出所不可能有专职档案员，往往兼任内勤、户籍工作，加上档案工作枯燥无味，看不到成绩，档案管理员学无动力，干无压力，满足于“看摊守业”。随着信息化建设的开展，档案工作也需要懂电脑操作及软件应用的人，但目前档案管理员中熟悉电设置应用的很少，大多数只知晓一些简单的电脑操作。

    （四）档案开发利用不能适应公安工作发展需求。由于一直存在“重收集保管，轻开发利用”的错误观念，认为只要将档案收集保管好就万事大吉，忽视档案的开发利用。加上公安机关档案种类单一，一般只有文书档案和专业档案，对于实物档案、声像档案等门类，很难收集，造成查阅、利用档案时“需要的档案查不到，归档的档案没人查”，档案管理人员仅相当于“仓库保管员”。

    二、对档案管理工作中存在的问题原因分析

    （一）认识不足。档案工作是一项不显名，不显利的工作，在有些部门领导心目中，始终处于附属位置，在部署工作时往往意识不到。部分民警对公安档案认识存在偏差，没有意识到公安档案是公安机关辛勤付出的凭证，而将公安档案随意丢弃、随意摆放。少数档案员，因自己的辛苦付出得不到立即显现，对岗位都不热爱，更谈不上敬业。其实，对公安工作来说，档案工作可以说是公安基础工作的“基础”。如果不能充分认识档案及档案工作的重要作用和意义，就自然不会重视档案的收集保管和开发利用。

    （二）投入不足。近年来，分局加大了对档案工作的投入，分局局机关和**个派出所都设有档案库房，添置了档案柜、扫锚仪、电脑等装备。但有些派出所由于办公用房紧张，档案室不够用；有些派出所经费不足，档案室防盗、防火、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫措施落实不到位，档案架存在占地面积较大，存储量小的缺点，

    （三）人员不固定。档案是一项顺延性、承接性较强的工作，但同时其工作任务时限要求又不严格，如不能做到及时清理，会留下越来越多的待整理档案。所以档案工作是一项需要时间和经验的工作。目前，分局机关档案室仅*名民警，派出所档案基本是由内勤兼管。“铁打的营盘，流水的兵。”一旦发生人员变动，对新手或工作时间不长的档案员来说，很难在短时间熟练掌握全部档案业务技能。

    （四）指导不力。分局档案室现有档案管理民警*人，负责整个档案室的日常事务，包括档案收集、整理、录入、查询等工作，任务十分繁重，根本不能抽出时间对下进行指导。上级公安机关对档案业务开展的针对性培训相对较少，致使档案管理人员的业务素质不强，不能规范开展档案管理工作。

    三、对做好信息时代公安档案管理工作的几点建议

    面对公安警务信息化对公安档案管理体制提出的新挑战，档案管理必须创新突破，建立档案、数据、资料、信息一体化管理的新体制，促进档案工作科学发展。

    （一）提高认识，是实现档案规范化管理的前提条件。公安档案工作是公安机关的一项重要的基础工作，具有不可替代的重要地位和作用。要实现档案管理工作进一步规范化、信息化，必须要进一步提高公安各级领导的档案意识，充分发挥领导作用，一级抓一级，层层抓落实，做到认识到位，工作到位，保障到位。档案管理人员是档案管理工作的核心，档案管理人员应积极学习业务知识，熟练掌握档案的收集、整理、保管、统计、利用技能，主动收集、主动整理、主动规范、主动维护，确保在档案管理工作发挥积极作用。要进一步加强档案宣传力度，不断提高公安机关全体民警的档案意识，主动上交档案，配合档案管理人员搞好档案收集工作，从而形成全警参与的良好局面。

    （二）强化建设，是实现档案规范化管理的重要保障。县级公安机关要结合自身的特点和档案工作实际，建立健全档案管理利用的规章制度，使档案工作步入制度化、规范化轨道。要把政治素质高、业务能力强、热爱公安事业的民警充实到档案队伍，从政治、生活上关心，从学习、提高业务技能上支持，激励档案管理民警爱岗敬业、无私奉献。对违反《档案法》等法律法规，不按规定归档、入库、移交，以及损失丢失档案的要严肃处理。要对档案室、查阅室进行适当改造，提高档案室库存容量的同时，方便档案管理员进行档案管理、查阅等工作；要提高档案经费投入，统一配备容量大、方便、实用的档案密集架，解决档案存在的硬件问题，落实档案管理“八防”措施的必要用品，确保档案规范化管理能顺利推进。

    （三）科技兴档，是公安档案现代化建设的必经之路。当前，加快档案工作融入信息社会的步伐，推动档案信息化建设，已是刻不容缓的重要任务。分局要加快数字档案室建设。下大力气对历年来库藏的永久、长期卷文书档案通过扫描加载的方式进行数字化加工，建立档案目录数据库、全文信息库，并通过公安网络实现纸质档案的快捷查询，切实增强公安档案利用服务能力。依托办公自动化系统实现文档一体化。建议在办公自动化系统增加归档功能，使文件处理与档案管理相结合，一些有归档必要的文件在签收后直接进入档案信息管理系统进行归档录入及电子文档加载，使办公自动化系统从文件形成、收发、签阅、归档实现一体化，简化环节、提高效率，让档案民警从繁重的整理业务中解脱出来。

    （四）强化服务，是争得档案工作应有地位有效手段。分局档案室要高度重视档案利用工作，充分发挥其整体功能和社会效益。档案民警要更新观念，积极学习和掌握新形势下公安工作的新观念新要求和有关档案开发利用的新理论和新知识，提高自身素质，积极为档案工作服务公安实战出谋划策。作为档案人员不能只懂得收集、整理和保管档案，也不能坐等别人来查阅利用。要以服务现实社会、服务公安工作为目的，开展档案基础编研、专题编研和深度编研工作，充分挖掘公安档案的实用价值和服务社会的潜力，变“死档案”为“活信息”，为实战部门准确地掌握发案特点提供依据、为领导做出正确决策提供参考。要转变服务方式，由被动服务转向主动服务转变，由单一的服务方式向全方位服务转变，由浅层次提供服务向深层次服务转变，由传统的服务手段向现代服务转变，提高服务水平，增强公安档案工作活力。